Validación de Documentos por el SII

Cuando el SII recibe los documentos, realiza una validación de su información que comprende cuadraturas y revisión de documentos referenciados.

Se dice que el folio fue recibido si los documentos pasaron la validación del SII.

En cambio, si el folio sigue disponible, generalmente es por dos posibilidades:

  1. El DTE aún no ha sido recibido o validado por el SII. Los DTE’s se envían en forma inmediata al SII, pero los tiempos del SII para procesar y actualizar los cambios de estado de folio pueden variar según la congestión que tengan sus servidores. En el ambiente de certificación del SII, se han reportado tiempos de actualización de varias horas.
  2. El DTE fue rechazado por el SII. En este caso, podrá ver además en el campo “Observaciones SII” las razones del rechazo.

Generalmente durante las noches, SuperFactura revisa que todos los folios hayan sido recibidos.
En caso de que el SII rechace algún documento, SuperFactura genera y envía automáticamente un Informe de Errores, el cual instruye al usuario para corregir estos documentos inválidos. Este informe es todo lo que necesita un usuario para verificar que todos sus documentos fueron generados correctamente.

Para los usuarios más curiosos, se ofrece además el botón Revisar en el menú de Documentos Enviados para consultar el estado de un folio en el SII.

¿Que hacer si no recibo los DTE de mi proveedor?

Cuando su proveedor emite un DTE, éste es registrado en la plataforma del SII y, aparte, es enviado por correo electrónico a la casilla de intercambio del receptor como archivo XML adjunto.

Dado que los DTE no pueden ser consultados directamente al SII y el envío de correos electrónicos con archivos adjuntos no es un medio 100% fiable, es común que existan problemas para recibir los documentos emitidos por algunos proveedores, incluso cuando se trate de grandes empresas.

El problema más común es que el proveedor no envía el XML a la casilla de intercambio correcta registrada en el SII.

Si detecta que le falta algún documento en SuperFactura,

  1. Solicite el archivo XML a su proveedor. Verifique si el proveedor le envió el archivo XML por E-mail.
  2. Una vez que tenga el archivo XML, envíelo como archivo adjunto a la casilla imatronix@gmail.com, con lo cual se cargará en forma automática en SuperFactura dentro de máximo 5 minutos.
  3. Si no le es posible conseguir el XML del proveedor, una última opción es ingresarlos manualmente.
  4. Para evitar que el problema se repita, confirme con su proveedor que la casilla de correo de intercambio de información a la cual le está enviando los documentos es imatronix@gmail.com.

Si Ud. recientemente era usuario del portal MIPYME del SII, también puede ver los documentos de compra recibidos siguiendo los siguientes pasos:

  1. Ingrese a http://www.sii.cl/factura_electronica/factura_sii/factura_sii.htm
  2. Ingrese a la opción “Descargar información electrónica (DTE y/o IECV)” (en el tercer recuadro a la derecha).
  3. Ingrese el RUT del contribuyente, marque la opción “DTE” y presione “Enviar”
  4. Seleccione “Origen documento” = “Recibidos” y los filtros opcionales.
  5. Lamentablemente el SII no ofrece la posibilidad de rescatar el archivo XML, así que tendrá que  ingresar los documentos manualmente en SuperFactura, o bien, solicitar el archivo XML a su proveedor como se indicó en el punto anterior.

 

SII no autoriza timbraje de nuevos folios

Es común que el SII bloquee o limite el timbraje de folios (generación de archivos CAF) cuando el contribuyente tiene “situaciones pendientes”.

Cuando esto ocurre, no será posible firmar los DTE ni tampoco generar los PDF y no existe nada que el proveedor de facturación electrónica pueda hacer para remediar esta situación.

La única solución es concurrir presencialmente al SII para lo cual se recomienda:

  1. Indicar al funcionario que “la plataforma del SII no les está autorizando la generación de nuevos archivos CAF” y presentar una impresión del error que muestra la página del SII al intentar timbrar folios. Por ningún motivo mencionar otros temas ya que confundirán al funcionario y entorpecerán la solución del problema.
  2. Solicitar al funcionario que le explique cuales son esas “situaciones pendientes” y resolverlas.
  3. Solicitar al funcionario que les autorice el timbraje de algunos folios para poder seguir facturando mientras resuelven las situaciones pendientes.

Negligencias del SII

Es importante advertir que, al ser facturador electrónico con Software Propio, el funcionario del SII generalmente les responderá que “el problema deben resolverlo con su proveedor de factura electrónica”. Sin embargo, esta respuesta genérica no aplica en estos casos, ya que sólo el SII puede autorizar el timbraje de folios.

Lamentablemente, producto de esta respuesta negligente por parte del funcionario del SII, el contribuyente muchas veces se convence de que es un problema de su proveedor y no continúa haciendo las gestiones para resolver el problema ante el SII.

También es muy común que el funcionario responda que el contribuyente “ya fue desbloqueado” y que el SII siga sin autorizar nuevos folios. Esto generalmente ocurre por un error en la plataforma del SII que indica que supuestamente el contribuyente tendría suficiente folios timbrados que deben ser utilizados o anulados, cuando en realidad todos los folios ya fueron utilizados o anulados. Si el funcionario no está familizarizado con este error, es importante indicarle que “todos los folios fueron utilizados” y solicitarle que revise el estado de los folios para que el mismo confirme esta inconsistencia y acceda a autorizarles el timbraje de nuevos folios.

Presentar Antecedentes

Como se indicó anteriormente, se recomienda presentar al funcionario una impresión del error que arroja la página del SII al intentar timbrar folios (generar archivos CAF) e insistir hasta lograr la autorización de folios. Si le siguen respondiendo que el problema deben verlo con su proveedor, entonces considere atenderse con un funcionario con más experiencia.

Para obtener la impresión del error:

  1. Ingrese al sitio www.sii.cl > menú Factura Electrónica > botón Ingresar al Sistema de Facturación Propia o de Mercado (en el recuadro de la derecha).
  2. En el recuadro Timbraje Electrónico, ingrese a la opción Solicitar timbraje electrónico.
  3. Autentíquese con su certificado digital y contraseña (se deben solicitar al representante legal).
  4. Ingrese el RUT del contribuyente.
  5. Seleccione el tipo de documento a timbrar (el que presenta problemas).
  6. Imprima el mensaje de error (ver ejempo más abajo).
  7. En caso de que no se le presente el error en este paso, siga adelante con el timbraje (a veces el error se muestra al momento de querer descargar el archivo CAF).
  8. Si logra descargar un archivo CAF, o si el funcionario del SII se lo entrega directamente, envíelo a soporte@superfactura.cl.

Se adjunta ejemplo de la pantalla que se debe imprimir y presentar al SII:

mensaje-sii

SII dice “Tiene folios disponibles”

Al parecer, existe una falla en el sistema del SII que hace creer a los funcionarios que el contribuyente tiene suficientes folios disponibles cuando realmente no es así. De acuerdo a nuestra experiencia, esto ocurre tras anular folios, lo cual es necesario, por ejemplo, cuando los folios timbrados se vencieron (tras 18 meses).

En este caso, para solicitar el “desbloqueo” al SII recomendamos:

  1. Solicitar a soporte@superfactura.cl un informe de todos los folios disponibles, recibidos y anulados.
  2. Pedir al funcionario que compare esta información con lo que ve en el sistema.
  3. En caso de existir alguna diferencia, solicitar al funcionario que revise el estado del folio en la página del SII (sección Factura Electrónica > Consultar validez de un documento). De esta manera, el funcionario podrá constatar que la información que en el sistema no es consistente y ceder la autorización para timbrar nuevos folios.